隨著信息化技術的發展和電子政務建設的推進，部分文件開始逐步向電子文件形式轉變，未來將是紙質文件和電子文件并存的狀態，*終實現文件管理的全面信息化。

由于傳統文件處理采用手工模式，存在著手工登記、工作繁重；人工分揀、量大易錯；查詢不便、統計緩慢；難以追溯、責任不明等客觀現象，給文件交換工作造成了極大地困擾。基于這些情況，天瑞恒安智能文件交換箱跟蹤管理系統應運而生，將傳統的公文運轉由“人-人”模式變革為“人-機”模式，實現了對紙質文件工作的高效化管理，達到安全、高效、可追溯、權責明確的閉環管理。智能文件交換與跟蹤管理系統采取嚴格的安全措施保障系統應用可靠性，徹底告別了傳統的手工處理模式，邁入信息化管理的新時代。

智能文件交換箱跟蹤管理系統基于信創安全體系下，采用國產操作系統、國產化數據庫、國產化服務器、國產化中間件，為國產自主可控產品，該產品將傳統的“人-----人”模式變革為“人-----機”模式，實現了對紙質文件工作的高效化、智能化管理。智能文件交換箱與跟蹤管理系統采取嚴格的安全措施和備份方式保障數據存儲安全和業務系統運行不間斷，通過數據加密保障數據傳輸安全，通過用戶實名身份認證和密碼管理保障系統操作的安全性，充分提高系統的應用安全性和可靠性。

目前，該系統已經調試上線，智能文件交換箱跟蹤管理系統的使用，提高了該單位的智能化辦公、提高效率解放人力，得到單位領導和同事的一致認可。